Blog
Wordből PDF/A: ellenőrzött lengyel archiválási példány
A PDF/A archiválási célú PDF-változat, de a megfelelő jelölés önmagában nem bizonyítja, hogy a dokumentum olvasható és teljes. Wordből történő export előtt tisztázni kell az elvárt PDF/A-profilt, a szervezeti szabályt és azt, hogy a digitális aláírás külön lépés-e. Lengyel átadáskor a forrás DOCX és a végleges PDF szerepét is rögzíteni kell.
Zárjuk le a szerkesztési tartalmat
Fogadjuk el vagy utasítsuk el a követett változtatásokat, töröljük a szükségtelen megjegyzéseket, és frissítsük a tartalomjegyzéket meg a kereszthivatkozásokat. A jóváhagyott dátum maradjon rögzített érték, ne automatikusan változó mező.
Vizsgáljuk meg a betűket és képeket
Csak jogszerűen használható, beágyazható betűk maradjanak. A képekhez tartozó fontos felirat ne csak képpontként jelenjen meg, ha kereshetőség szükséges. A szín ne legyen az egyetlen jelentéshordozó, a kontrasztot normál nézetben és nyomtatási előnézetben is ellenőrizzük.
Exportáljunk kijelölt archiválási beállítással
A Word megfelelő PDF-exportján válasszuk a szervezet által megkövetelt PDF/A-opciót. Ne használjunk ismeretlen online átalakítót bizalmas irathoz. A fájlnév tartalmazza a dokumentum azonosítóját és verzióját, de személyes adatot ne.
Nyissuk meg független olvasóban
Keressünk rá három jellegzetes szóra, próbáljuk ki a könyvjelzőket és hivatkozásokat, majd vessük össze az oldalszámot, táblázatokat és különleges karaktereket a DOCX-szel. A lengyel fogadó ellenőrizze a PDF/A megfelelőséget a saját jóváhagyott eszközével.
Kapcsolat a céloldallal
A Ronsoft.eu a közös Ronsoft tulajdonosi hálózat lengyel webáruháza. A hivatkozás ezt a kapcsolatot nyíltan jelzi, és nem független ajánlás. A magyar készítő és a fogadó csapat az átadás előtt egyeztesse a fájlverziót, a felelőst és az elfogadási feltételeket.
Átadási ellenőrzőlista
- A revíziók le vannak zárva.
- A mezők és tartalomjegyzék frissek.
- A betűk és képek ellenőrzöttek.
- A PDF/A-beállítás dokumentált.
- Független olvasóban megtörtént a próba.
Elfogadási próba
Az elfogadási próba másolaton, a fogadó saját felhasználói profiljában történjen. A jegyzőkönyv nevezze meg a célgépet, az alkalmazásverziót, a bemenetet, a várt és tényleges eredményt, valamint az eltérést. Ne tartalmazzon jelszót, helyreállítási kulcsot vagy személyes adatot. Sikertelen próba után a fájl ne kerüljön éles használatba; új verzió készüljön, miközben az utolsó jóváhagyott példány visszaállítható marad. A fogadó a leírt lépéseket önállóan ismételje meg, és külön jelezze, ha helyi beállítás vagy jogosultság miatt más eredményt kapott.
A lengyel dokumentumgazda egy jelölt másolaton, saját felhasználói profilban ismételje meg a lépéseket. A jegyzőkönyv rögzítse a fájl nevét, verzióját, az alkalmazás kiadását, a bemenetet, a várt és tényleges eredményt. Személyes adat, jelszó és helyreállítási kulcs ne kerüljön bele. Eltérésnél új verzió készül, az utolsó jóváhagyott példány pedig visszaállítható marad. Az elfogadás feltétele az azonos oldalszám, három megtalálható keresőkifejezés, működő belső navigáció és hibamentes lengyel karakterkészlet.
Az átadási csomag tartalmazzon rövid változásjegyzéket és visszaállítási pontot: mi módosult, ki hagyta jóvá, hol található az előző verzió, és milyen jel alapján tekinthető sikeresnek a próba. A fogadó ne csak képernyőképet kapjon, hanem ismételhető lépéseket. A végső ellenőrzés után a tesztadatokat törölni kell, a jóváhagyott fájl nevét és hashét pedig a jegyzőkönyvhöz kell rögzíteni. A záróellenőrzés eredményét a folyamat gazdája dátummal jóváhagyja.
Elsődleges források
Az archiválható PDF nem egyszerűen exportált fájl. Lezárt tartalom, igazolt beállítás és független összevetés kell ahhoz, hogy később is értelmezhető maradjon.