Excel: képletek és beírt értékek szétválasztása cseh átadás előtt

Egy költség- vagy rendelési munkafüzet látszólag hibátlanul számolhat akkor is, ha valaki egy képlet helyére kézzel írt értéket. A cseh csapatnak átadott fájlban ez később eltérő eredményt, nehezen magyarázható frissítést vagy rejtett üzleti döntést okozhat. A vizsgálat célja nem minden konstans törlése, hanem a képletterületek és a szándékosan rögzített bemenetek következetes elkülönítése.

Készítsünk térképet a munkafüzetről

Először másolaton dolgozzunk, majd soroljuk fel a számítási, bemeneti és riportlapokat. A fejléc, a cellaszín vagy a névvel ellátott tartomány önmagában nem bizonyítja a cella szerepét, ezért jelöljük meg a valódi bemeneti zónákat és a képlettel kitöltendő oszlopokat. Rögzítsünk egy kontrollösszeget és három kulcseredményt.

Jelöljük ki külön a képleteket és konstansokat

A Keresés és kijelölés menü Ugrás, majd Irányított kijelölés parancsával külön válasszuk ki a képleteket és a konstansokat. Számokat, szöveget, logikai értékeket és hibákat külön is vizsgálhatunk. A váratlanul kijelölt cellákat ne javítsuk azonnal; előbb hasonlítsuk össze a mellettük lévő sorokkal és a dokumentált szabállyal.

Vizsgáljuk meg a kivételek eredetét

Egy rögzített érték lehet jóváhagyott felülbírálás, importált adat vagy véletlen beírás. Minden kivételhez legyen felelős, indok és dátum. Ha az értéknek képletnek kell lennie, a helyes képletet az azonos szerkezetű szomszédos sor alapján állítsuk vissza, majd ellenőrizzük a relatív és abszolút hivatkozásokat.

Zárjuk le kontrollszámokkal

Újraszámítás után hasonlítsuk össze a sorok számát, a kontrollösszeget és a kiválasztott eredménycellákat. Mentsünk külön ellenőrzési példányt, amelyben a gyanús cellák ki vannak emelve, de az éles fájlban csak a jóváhagyott javítások maradjanak. A fogadó ugyanazzal az eljárással találja meg ugyanazokat a kivételeket.

Kapcsolat a céloldallal

A Ronsoft.cz a közös Ronsoft tulajdonosi hálózat cseh webáruháza. A hivatkozás ezt a kapcsolatot nyíltan jelzi, és nem független ajánlás. A magyar készítő és a fogadó csapat az átadás előtt egyeztesse a fájlverziót, a felelőst és az elfogadási feltételeket.

Átadási ellenőrzőlista

• A forrásmásolat változatlan.
• A bemeneti és képletterületek le vannak írva.
• A konstans kivételekhez tartozik indok.
• A képletek hivatkozásai ellenőrzöttek.
• A kontrollszámok egyeznek.

Elfogadási próba

Az elfogadási próba másolaton, a fogadó saját felhasználói profiljában történjen. A jegyzőkönyv nevezze meg a célgépet, az alkalmazásverziót, a bemenetet, a várt és tényleges eredményt, valamint az eltérést. Ne tartalmazzon jelszót, helyreállítási kulcsot vagy személyes adatot. Sikertelen próba után a fájl ne kerüljön éles használatba; új verzió készüljön, miközben az utolsó jóváhagyott példány visszaállítható marad. A fogadó a leírt lépéseket önállóan ismételje meg, és külön jelezze, ha helyi beállítás vagy jogosultság miatt más eredményt kapott.

A cseh átvevő egy másolaton, saját felhasználói profilban ismételje meg a teljes eljárást. A jegyzőkönyv rögzítse a fájl nevét, az alkalmazás verzióját, a bemenetet, a várt és tényleges eredményt, valamint minden eltérést. Személyes adat, jelszó és helyreállítási kulcs ne kerüljön bele. A próba három szándékos bemenetet, egy jóváhagyott felülbírálást és egy képlet helyére írt hibás számot tartalmazzon. Csak az utóbbit szabad javítani. Hibánál új, egyértelműen jelölt változat készüljön, az utolsó jóváhagyott példány pedig maradjon visszaállítható.

Az átadási csomag tartalmazzon rövid változásjegyzéket és visszaállítási pontot: mi módosult, ki hagyta jóvá, hol található az előző verzió, és milyen jel alapján tekinthető sikeresnek a próba. A fogadó ne csak képernyőképet kapjon, hanem ismételhető lépéseket. A végső ellenőrzés után a tesztadatokat törölni kell, a jóváhagyott fájl nevét és hashét pedig a jegyzőkönyvhöz kell rögzíteni. A záróellenőrzés eredményét a folyamat gazdája dátummal jóváhagyja.

Elsődleges források

• Microsoft Support: Replace a formula with its result in Excel
• Microsoft Support: Excel help and learning

A konstansok és képletek szétválasztása tartalmi ellenőrzés, nem puszta formázás. A dokumentált kivétel, a kontrollösszeg és a fogadó által megismételt próba teszi az átadást megbízhatóvá.