Word: tagolt szöveg átalakítása táblázattá lengyel átadáshoz

Gyakori feladat, hogy e-mailből vagy régi rendszerből kapott, tabulátorral vagy pontosvesszővel tagolt szöveget Word-táblázattá alakítsunk. A parancs gyors, de rossz elválasztójel, hiányzó mező vagy bekezdésjel esetén az adatok rossz oszlopba kerülhetnek. Lengyel átadásnál külön figyelmet igényelnek a nevek, címek és diakritikus jelek, valamint az, hogy a táblázat több oldalon is olvasható maradjon.

Tartsuk meg az eredeti szöveget

A beillesztett forrást először egyszerű, változatlan másolatként mentsük el. Kapcsoljuk be a nem nyomtatható jelek megjelenítését, így láthatóvá válik a tabulátor, bekezdésjel és több egymás utáni szóköz. Számoljuk meg a rekordokat, és válasszunk öt mintasort, köztük üres mezőt és lengyel karaktereket tartalmazót.

Válasszunk egyértelmű elválasztót

Az átalakítás előtt derítsük ki, mely jel választja el a mezőket, és előfordul-e ugyanaz a jel az adatokban. A vessző például címben is szerepelhet, ezért tabulátor vagy más dokumentált jel biztonságosabb lehet. A hiányzó mezőt ne pótoljuk vakon szóközzel; használjunk egyértelmű üres értéket, hogy az oszlopszám állandó maradjon.

Alakítsuk át másolaton

Jelöljük ki kizárólag az adatblokkot, majd a Szöveg átalakítása táblázattá parancsnál állítsuk be az oszlopok számát és az elválasztót. Ne használjunk automatikus méretezést addig, amíg a hosszú nevek és azonosítók nem látszanak teljesen. A fejlécet külön formázzuk, az adatok jelentését pedig ne színnel közöljük.

Ellenőrizzük visszafelé is

Egy ellenőrző példányon alakítsuk vissza a táblázatot ugyanazzal az elválasztóval szöveggé, majd hasonlítsuk össze a rekord- és mezőszámot. Keressünk rá legalább három lengyel karakterláncra, és nézzük meg az első, középső és utolsó sort. Többoldalas táblánál ismétlődő fejléc segít, de az oldalankénti törést nyomtatási nézetben is ellenőrizni kell.

Kapcsolat a céloldallal

A Ronsoft.eu a közös Ronsoft tulajdonosi hálózat lengyel webáruháza. A hivatkozás ezt a kapcsolatot nyíltan jelzi, és nem független ajánlás. A magyar készítő és a fogadó csapat az átadás előtt egyeztesse a fájlverziót, a felelőst és az elfogadási feltételeket.

Átadási ellenőrzőlista

• Az eredeti tagolt szöveg megmaradt.
• Az elválasztójel dokumentált.
• Az oszlopszám minden sorban azonos.
• A lengyel karakterek kereshetők.
• A visszaalakítás kontrollja egyezik.

Elfogadási próba

Az elfogadási próba másolaton, a fogadó saját felhasználói profiljában történjen. A jegyzőkönyv nevezze meg a célgépet, az alkalmazásverziót, a bemenetet, a várt és tényleges eredményt, valamint az eltérést. Ne tartalmazzon jelszót, helyreállítási kulcsot vagy személyes adatot. Sikertelen próba után a fájl ne kerüljön éles használatba; új verzió készüljön, miközben az utolsó jóváhagyott példány visszaállítható marad. A fogadó a leírt lépéseket önállóan ismételje meg, és külön jelezze, ha helyi beállítás vagy jogosultság miatt más eredményt kapott.

A lengyel dokumentumgazda egy másolaton, saját felhasználói profilban ismételje meg a teljes eljárást. A jegyzőkönyv rögzítse a fájl nevét, az alkalmazás verzióját, a bemenetet, a várt és tényleges eredményt, valamint minden eltérést. Személyes adat, jelszó és helyreállítási kulcs ne kerüljön bele. A mintában legyen üres mező, kötőjeles név, pontosvesszőt tartalmazó megjegyzés és legalább három lengyel ékezetes szó. Egyetlen adat sem csúszhat szomszédos oszlopba. Hibánál új, egyértelműen jelölt változat készüljön, az utolsó jóváhagyott példány pedig maradjon visszaállítható.

Az átadási csomag tartalmazzon rövid változásjegyzéket és visszaállítási pontot: mi módosult, ki hagyta jóvá, hol található az előző verzió, és milyen jel alapján tekinthető sikeresnek a próba. A fogadó ne csak képernyőképet kapjon, hanem ismételhető lépéseket. A végső ellenőrzés után a tesztadatokat törölni kell, a jóváhagyott fájl nevét és hashét pedig a jegyzőkönyvhöz kell rögzíteni. A záróellenőrzés eredményét a folyamat gazdája dátummal jóváhagyja.

Elsődleges források

• Microsoft Support: Convert text to a table or a table to text
• Microsoft Support: Word help and learning

A Word-táblázat minőségét nem az dönti el, hogy szabályos rács látszik-e. Az elválasztó, a mezőszám, a karakterek és a visszaalakítás együtt bizonyítja, hogy az adat jelentése megmaradt.