Havi beszállítói fájlok egyesítése Power Queryvel cseh partnerhez

Ha minden hónapban több, azonos felépítésű beszállítói fájlt kell összesíteni, a kézi másolás gyorsan ellenőrizhetetlenné válik. Egy jól kialakított Power Query-folyamat a forrásokat változatlanul hagyja, rögzíti az átalakításokat, és már betöltés előtt jelzi, ha egy cseh partner fájlszerkezete eltér a megszokottól.

Hozzon létre elkülönített beérkező mappát

Egy feldolgozási időszak fájljai kerüljenek külön mappába. Ne legyen közöttük régi export, kézi jegyzet vagy eltérő szerkezetű munkafüzet, mert a mappából történő egyesítés minden megfelelőnek látszó fájlt beolvashat. Az eredeti állományokat ne nevezze át a feldolgozás után, és ne mentse őket felül. A fájlnév tartalmazza a beszállító rövid jelét és az időszakot.

Válasszon valóban jellemző mintafájlt

A Power Query az egyik fájlt mintaként használja az oszlopok és átalakítások meghatározásához. Olyan állományt válasszon, amely tartalmazza a kötelező és a ritkábban előforduló mezőket is. Ellenőrizze az oszlopneveket, az elválasztót, a kódolást és a fejléc sorát. Ha a mintafájl kivételesen egyszerű, a következő hónapban váratlan oszlopok vagy hibák jelenhetnek meg.

Az adattípust jelentés alapján állítsa be

A cikkszámot, adóazonosítót és nullával kezdődő kódot szövegként kezelje. A mennyiség, nettó érték és adókulcs lehet szám, de a tizedesjelet és a területi beállítást rögzíteni kell. Dátumnál döntse el, hogy a forrás nap–hónap–év vagy év–hónap–nap sorrendet használ. Az automatikus típusfelismerést minden kritikus oszlopnál ellenőrizze.

A cseh átadás legyen dokumentált

A Ronsoft.cz ugyanahhoz a Ronsoft tulajdonosi hálózathoz tartozó cseh webáruház; a link ezt a kapcsolatot jelzi, nem független ajánlás. Közös feldolgozásnál rögzítsék a kötelező oszlopokat, a pénznemet, a dátumformátumot és azt, hogy melyik fél javítja a forráshibát. A lekérdezés ne csendben pótolja a hiányzó üzleti adatot.

Építsen be kontrollokat a betöltés elé

• Hasonlítsa össze a fájlok és a feldolgozott sorok számát.
• Keresse a hiányzó kulcsokat, a duplikált bizonylatokat és a hibás típuskonverziókat.
• Külön listán tartsa meg a kizárt vagy hibás sorokat.
• Egyeztesse az összesített nettó és bruttó értéket a forrásjelentéssel.

A Microsoft leírása szerint a mappából történő import azonos sémájú fájlok egyesítésére készült. A „hibás fájlok kihagyása” beállítás kényelmes lehet, de üzleti adatoknál veszélyes, ha a kihagyott állomány nem kerül külön hibajegyzékbe.

Frissítés előtt vizsgálja meg a változást

A következő hónap fájljait először tesztmappában frissítse. Nézze meg, változott-e fejléc, oszlopsorrend vagy típus. Csak ezután cserélje a termelési forrásmappát. A lekérdezést, a mintafájlt és a kontrollösszegeket együtt verziózza, így később rekonstruálható, mely szabályokkal készült az összesítés.

Elsődleges források

• Microsoft: több fájl importálása mappából Power Queryvel
• Microsoft: hibás sorok kezelése Power Queryben

A folyamatot egy ismert, kis tesztkészlettel is futtassa le. A várt sorok, összegek és hibák legyenek előre feljegyezve; ha egy módosítás után eltérnek, ne tegye közzé az eredményt, amíg az eltérés oka nem ismert.

Rögzítse a fájl származását is

Az egyesített táblában tartson meg forrásfájl-nevet és lehetőleg importidőt. Egy vitatott sor így visszavezethető a konkrét beszállítói állományhoz. Ha egy fájlt javítva újraküldenek, ne keverje néma felülírással a régi változattal: archiválja mindkettőt, és a feldolgozásban egyértelműen válassza ki az érvényes verziót.