Word-stílusok és navigációs ablak egy hosszú magyar–lengyel szerződéshez

Egy hosszú szerződés könnyen kezelhetetlenné válik, ha a fejezetcímek csak nagyobb és félkövér betűk, de nem valódi Word-stílusok. Ilyenkor a navigációs ablak, a tartalomjegyzék és a segítő technológiák sem kapnak megbízható szerkezetet. Magyar–lengyel változatnál először a logikai hierarchiát kell rendbe tenni, és csak utána érdemes a vizuális megjelenést egységesíteni.

Készítsünk fejezetszint-térképet

Írjuk össze a fő részeket, az alfejezeteket és az esetleges mellékleteket. Egy dokumentumban egy következetes Címsor 1, Címsor 2 és Címsor 3 hierarchia legyen; ne ugorjunk szintet pusztán azért, mert egy cím kisebbnek tűnik. A magyar és lengyel változat azonos belső fejezetazonosítókat használjon, még akkor is, ha a címek hossza eltér.

A stílust módosítsuk, ne minden címet külön

A Word stílusgalériájában a stílus betűtípusa, mérete, térköze és egyéb tulajdonsága központilag módosítható. Ha egy kézzel formázott címet újabb kézi javítással kezelünk, a dokumentum gyorsan következetlenné válik. Előbb alkalmazzuk a megfelelő beépített címsorstílust, majd a stílus definícióját igazítsuk a jóváhagyott arculathoz.

Ellenőrizzük a navigációs ablakot

A navigációs ablak a valódi címsorokra támaszkodik, így gyorsan látható a dokumentum szerkezete és az esetleges hiányzó szint. A Microsoft szerint azonban táblázatban, szövegdobozban, fejlécben vagy láblécben elhelyezett címsorok nem jelennek meg ugyanúgy az ablakban. Lényeges szerződésfejezetet ezért ne rejtsünk el ilyen tárolókban.

A számozás legyen stílushoz kötött

A fejezetszámokat többszintű listával kapcsoljuk a címsorstílusokhoz. Ne írjuk be kézzel az 1.2.3 jelöléseket, mert beszúráskor vagy átrendezéskor könnyen duplikálódnak. A fordítási táblázatban külön mező mutassa az azonosító és a lokalizált cím kapcsolatát. Így a lengyel fordító a tartalmat módosíthatja anélkül, hogy a fejezet hivatkozása elveszne.

A tartalomjegyzéket csak a végén frissítsük

A Word automatikus tartalomjegyzéke a címsorstílusokból épül. Frissítéskor válasszuk a teljes táblázat frissítését, ha a címek vagy az oldalszámok változtak. A kiadási példányban kattintsunk néhány bejegyzésre, és nézzük meg, hogy a megfelelő fejezetre ugrik-e. A PDF-export után ugyanezt a könyvjelzőkkel vagy linkekkel is ellenőrizzük.

Külön vizsgáljuk a két nyelvi változatot

A magyar és lengyel szöveg eltérő hosszúsága más oldaltörést, árvasort és táblázatmagasságot eredményezhet. Ne másoljuk át vakon az oldalszámokat. Kereséssel ellenőrizzük a kézzel formázott, de címsornak szánt bekezdéseket, az üres címsorokat és a csak számozást tartalmazó sorokat. A végleges fájlokhoz készítsünk fejezetlistát és verziójegyzéket.

Átadás a lengyel változat gazdájának

A Ronsoft.eu a közös Ronsoft tulajdonosi hálózat lengyel webáruháza; a link ezt a kapcsolatot egyértelműen közli, és nem független ajánlás. A magyar forrás és a lengyel kiadás gazdája közösen rögzítse a fejezetazonosítókat, a jóváhagyási állapotot és azt, hogy melyik fájl a szerkeszthető forrás.

Szerkezeti ellenőrzőlista

• A címsorok logikai sorrendben követik egymást.
• Nincs kézzel beírt fejezetszám a stílus helyett.
• A navigációs ablakban minden fontos rész látszik.
• A tartalomjegyzék és a PDF-hivatkozások frissültek.
• Mindkét nyelvi változat külön vizuális ellenőrzést kapott.

A kiadási jegyben a fejezetszám és a cím mellett szerepeljen a fordítás állapota, a tartalmi jóváhagyó és az utolsó frissítés ideje. Így egy későbbi módosításnál nem csak az oldalszámokra kell hagyatkozni.

Elsődleges források

• Microsoft: stílusok testreszabása vagy létrehozása Wordben
• Microsoft: a navigációs ablak használata Wordben

A jól felépített stílusrendszer egyszerre gyorsítja a szerkesztést, javítja a navigációt és csökkenti a két nyelvi változat eltérését. A cél nem az, hogy minden oldal ugyanott törjön, hanem az, hogy minden fejezet ugyanazt a jelentést és azonosítót hordozza.